Naast dat klanten zelf een afspraak kunnen boeken via de app, kun je ook direct vanuit je salon afspraken inplannen. Dit kan op twee manieren via de online agenda.
Manier 1: Handmatig een afspraak plannen
Klik rechtsboven op ‘Afspraak maken’.
Zoek de klant in de zoekbalk. Staat de klant nog niet in je bestand? Typ de naam van de klant en klik dan op ‘Creëren’ en vul de benodigde gegevens in. Klik vervolgens op ‘Opslaan’.
Voer de datum en tijd van de afspraak in.
Selecteer de medewerker die de behandeling uitvoert.
Kies de behandeling (dienst) en stel de duur van de behandeling in. Zodra je de dienst hebt gekozen, kun je de duur van de behandeling invoeren.
Voeg een label toe (bijvoorbeeld een kleur of categorie).
Als het e-mailadres van de klant in het klantenbestand staat, kun je een bevestiging van de afspraak versturen. Wil je dit niet? Dan kun je de optie uitvinken.
Klik op ‘Opslaan’ om de afspraak te bevestigen.
Manier 2: Direct via de agenda een afspraak plannen
Klik in het agendaoverzicht op de gewenste datum en tijd waarop je de afspraak wilt inplannen (zie afbeelding als dit onduidelijk is).
Klik op ‘Afspraak maken’.
Zoek de klant in de zoekbalk. Staat de klant nog niet in je bestand? Klik op ‘Creëren’, vul de klantgegevens in en klik op ‘Opslaan’.
Pas indien nodig de datum of tijd aan.
Selecteer de medewerker die de behandeling uitvoert.
Kies de behandeling (dienst) en stel de duur van de behandeling in. Zodra je de dienst hebt gekozen, kun je de duur van de behandeling invoeren.
Voeg een label toe (bijvoorbeeld een kleur of categorie).
Klik op ‘Opslaan’ om de afspraak te bevestigen.
Op deze manier plan je snel en eenvoudig afspraken in, direct vanuit de agenda!
Optie opmerkingen
De optie 'Opmerkingen' (1) stelt je in staat om extra notities toe te voegen (2) aan een afspraak. Dit is handig voor:
Specifieke klantverzoeken, zoals een voorkeur voor een bepaalde behandeling of producten.
Bijzondere aandachtspunten, zoals allergieën of gevoelige huid.
Interne communicatie, bijvoorbeeld instructies voor de medewerker over de behandeling.
Door opmerkingen toe te voegen, zorg je ervoor dat de afspraak soepeler verloopt en de klant een gepersonaliseerde service krijgt. Let op: deze notities zijn alleen zichtbaar voor de salon en niet voor de klant.
Bevestiging verzenden
Wanneer je handmatig een afspraak voor een klant inplant, kun je ervoor kiezen om een bevestiging te versturen. Dit helpt om misverstanden te voorkomen en zorgt ervoor dat de klant de afspraak niet vergeet.
De bevestiging kan alleen worden verzonden als het e-mailadres van de klant in het klantenbestand staat.
Zo ziet de bevestigingsmail eruit:
Hieronder vind je een voorbeeld van de e-mail die klanten ontvangen na het bevestigen van een afspraak. Dit helpt hen om de afspraakdetails eenvoudig terug te vinden.
Let op: De opmaak van de bevestigingsmail kan volledig worden aangepast naar jouw wensen. Lees hier meer over in dit artikel.
Wat is een label en hoe werkt het?
In het Book2Gather Dashboard kun je afspraken overzichtelijk plannen met categorieën en labels.
Categorieën (1): Geef een kleur aan een categorie en alle diensten binnen die categorie krijgen automatisch die kleur.
Labels (2) (optioneel): Bij het inplannen van een afspraak kun je een label toevoegen met een eigen naam en kleur. Dit overschrijft de categorie-kleur en helpt om bepaalde afspraken extra te markeren, zoals 'Nieuwe klant' of 'Spoed' (3).
Zonder label behoudt de afspraak gewoon de kleur van de categorie. Labels maken je agenda flexibeler en overzichtelijker!
Later een klant toewijzen aan een afspraak
Als je een afspraak inplant zonder een klant toe te wijzen, kun je dit later alsnog doen.
In het afsprakenoverzicht zie je ‘Geen klant toegewezen’. Klik in het zoekbalkje onder deze tekst en zoek de juiste klant of voeg een nieuwe klant toe.
Zodra je de klant hebt geselecteerd, wordt deze direct gekoppeld aan de afspraak.
Heb je vragen? Ons supportteam helpt je graag verder!